કમ્પ્યુટરમાં ફોલ્ડર કે ફાઈલને કોઈ ઓપન કરીને જુએ નહીં તે માટે ફોલ્ડર લોક કરવા માટેનાં સોફ્ટવેર બજારમાં ઉપલબ્ધ હોય છે. જેને કમ્પ્યુટરમાં ઈન્સ્ટોલ કરવાં પડે છે.

જો તમારે આ સોફ્ટવેરને ઈન્સ્ટોલ ન કરવું હોય તોપણ તમારી પાસે એક હાથવગો વિકલ્પ છે. તે છે ફાઈલને પાસવર્ડથી સુરક્ષિત કરવાનો.

ફાઈલને પાસવર્ડથી સુરક્ષિત કરવા માટે અહીં કોઈ સોફ્ટવેરની જરૃર રહેતી નથી.

આ ઓપ્શન ફાઈલને સેવ કરો ત્યાં તમને જોવા મળે છે. ફાઈલને અહીં બે પાસવર્ડથી સુરક્ષિત કરવામાં આવે છે. જે આ પ્રમાણે છે.

ડોક્યુમેન્ટને ઓપન કરવા પાસવર્ડ

એક વાર આ પાસવર્ડને એપ્લાય કર્યા પછી તેને સાચો પાસવર્ડ નાખો તો જ ફાઈલ ઓપન થશે. ખોટો પાસવર્ડ નાખવાથી ફાઈલ ઓપન થશે નહીં.

ડોક્યુમેન્ટને મોડિફાય કરવા પાસવર્ડ

આ પાસવર્ડને એપ્લાય કર્યા પછી સાચો પાસવર્ડ હોય તો ડોક્યુમેન્ટ ઓપન જરૃર થશે. પરંતુ તેમાં કોઈ મોડિફાય એટલે કે સુધારા-વધારા કે પરિવર્તન કરી શકશે નહીં. સુધારા-વધારા કરવા માટે મોડિફાય પાસવર્ડ પણ નાખવો પડશે તે સાચો નાખશો તો ડેટામાં સુધારા થઈ શકશે, નહીંતર તમે માત્ર ડેટાને વાંચી જ શકશો.

ડોક્યુમેન્ટ કે ફાઈલને પાસવર્ડથી સુરક્ષિત કરવા માટે નીચેના સ્ટેપ્સને અનુસરો.

સ્ટેપ-૧: ફાઈલને ઓપન કરી મેનુબારમાં ફાઈલમાં સેવ એઝના ઓપ્શનને સિલેક્ટ કરીને સેવ એઝ ડાયલોગ બોક્ષ ઓપન કરો.

સ્ટેપ-૨: સેવ એઝના ડાયલોગ બોક્ષમાં જમણી બાજુએ ઉપર ‘ટૂલ’ બટન પર ક્લિક કરો અને ડ્રોપ ડાઉન મેનુમાંથી ‘જનરલ ઓપ્શન’ સિલેક્ટ કરો. હવે તમને ‘સેવ ઓપ્શન’નું ડાયલોગ બોક્ષ જોવા મળશે.

સ્ટેપ-૩: સેવ ઓપ્શનના ડાયલોગ બોક્ષમા ‘પાસવર્ડ ટુ ઓપન’ના ખાનામાં પાસવર્ડ નાખો અને ત્યારબાદ ‘પાસવર્ડ ટુ મોડિફાય’ના ખાનામાં પાસવર્ડ નાખો (જરૃરી હોય તો) પછી ઓકે બટન પર ક્લિક કરો. હવે ‘કન્ફર્મ પાસવર્ડ’નું ડાયલોગ બોક્ષ આવશે તેમાં બંને પાસવર્ડ ફરીથી નાખવાથી પાસવર્ડ કન્ફર્મ (ખાતરી) થઈ જશે. અહીં યાદ રાખો કે પાસવર્ડ વધુમાં વધુ પંદર અક્ષરનો આપી શકો છો.

સ્ટેપ-૪: સેવ એઝ ડાયલોગ બોક્ષમાં ‘સેવ’ બટન પર ક્લિક કરો.

(નોંધઃ માઈક્રોસોફ્ટ ઓફિસ એપ્લિકેશનના જુદા-જુદા વર્ઝનમાં (જેમ કે ઓફિસ એક્સપી, ઓફિસ ૨૦૦૦, ઓફિસ ૨૦૦૩, ઓફિસ ૨૦૦૭ વગેરે) જનરલને અથવા તેને બદલે સિક્યુરિટી ઓપ્શન લખેલું હોઈ શકે છે.

ફાઈલને આપેલ પાસવર્ડ કેન્સલ કરવા

ફાઈલને પાસવર્ડથી સુરક્ષિત કર્યા પછી જ્યારે તમે તેને પાસવર્ડ પ્રોટેક્ટેડ ન રાખવા માગતા હો એટલે કે કેન્સલ કરવા ઇચ્છતા હો તો પાસવર્ડ પ્રોટેક્ટેડ ફાઈલને ઓપન કરો (અહીં બંને પાસવર્ડ નાખવા જરૃરી છે) પછી જણાવેલા સ્ટેપ-૨ને અનુસરીને જનરલ ઓપ્શન પર ક્લિક કરો હવે ત્યાં આપેલા પાસવર્ડને ડીલીટ કરી દો.